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Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una
aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en
forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una
matriz bidimensional de filas y columnas).
La celda es la unidad básica de información en la hoja de
cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos.
Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y
dibujar distintos tipos de gráficas.
Es una aplicación que nos facilita la realización de
cálculos, con ella podemos realizar la gestión y el control de cualquier
actividad que necesite cálculos de forma rápida y sencilla.
En las hojas de cálculo los documentos son llamados libros y
se guardan en un archivo. Los libros están formado por hojas, cada hoja está
formada por un conjunto de celdas en las cuales se introducirán los datos. Las
celdas la podemos agrupar a la hora de trabajar por filas o por columnas. En
cada hoja las filas se numeran con números y las columnas con letras.
Creación y edición, impresión y manipulación.
CREACIÓN
El siguiente ejercicio le dará instrucciones para practicar
cómo se crea una hoja de cálculo. Una hoja de cálculo es un método eficiente y
rápido para organizar información y especialmente para realizar cálculos. La
hoja de cálculo que vamos a crear es para mantener un control de los gastos
mensuales de una casa.
1. Haga clic en la célula A1 y escriba “Monthly Expenses
(gastos mensuales).”
2. Presione la tecla Enter.
3. En la célula A2 escriba “First Quarter (primer
cuatrimestre)” y presione Enter.
• Se va a dar cuenta de que el texto pasa sobre la otra
columna.
4. Para arreglar el tamaño de la columna A ponga el cursor
entre las columnas A y B.
Cuando el cursor para ajustar el tamaño aparece, haga doble
clic para ajustar automáticamente el ancho de la columna o haga clic y deslice
manualmente para ajustar el ancho de la columna a su gusto.
5. Haga clic en la célula B3 y escriba “Expenses (gastos)” y
presione la tecla Enter.
6. Escriba los siguientes gastos mensuales y presione Enter
después de cada uno: Renta, Gas, Electricidad, Teléfono, y Total.
7. Haga clic en la célula C3 y escriba “January (enero)” y
presione la tecla Tab.
8. Ponga el cursor es la esquina derecha de la parte
inferior de la célula C3.
• Aparece el Cursor para copiar.
9. Haga clic y deslice el cursor para llenar los meses de
February (febrero) y March (marzo) en las células D3 y E3.
10. Haga clic en F3 y escriba “Total.”
11. Escriba los valores que aparecen en el gráfico que está
en esta página.
EDICIÓN
EDICIÓN DE UNA CELDA
El contenido de cualquier celda se puede modificar cuando se
desee situándonos sobre ella con las teclas habituales o con el ratón.
RANGOS
Un rango es un grupo de celdas que forman un rectángulo. Por
ejemplo, las celdas B2, B3, B4, C2, C3 y C4 forman un rango. Los rangos se
nombran poniendo dos puntos entre el nombre de la celda superior izquierda y el
de la inferior derecha. Por ejemplo, el rango anterior se llama B2:C4.
Los rangos son en las hojas de cálculo el equivalente de los
bloques en los procesadores de texto.
SELECCIONES
Una operación básica es seleccionar una parte de una hoja de
cálculo. Se puede seleccionar una celda, un rango de celdas, una o más filas,
una o más columnas y toda la hoja. La selección se puede hacer tanto con ratón
como con teclado, y en algunos casos incluso con los menús.
Cuando se tiene seleccionada una parte de la hoja, se ve en
vídeo inverso; además, el nombre del rango que formen sus celdas aparece en la
barra de fórmulas.
• Una celda
Colocarse en una celda es exactamente lo mismo a
seleccionarla.
• Un rango
La manera más natural de seleccionar un rango es arrastrar
e1 ratón desde una esquina cualquiera del rango hasta la esquina diagonalmente
opuesta.
Para seleccionar un rango con el teclado hay que comenzar
por colocarse en una esquina, mantener pulsada la tecla
Mientras se van usando las teclas de navegación hasta llegar
a la esquina diagonalmente opuesta y por fin soltar.
• Una fila o una columna
Se pulsa en la etiqueta de la fila o columna
correspondiente.
• Varias filas o columnas
Se pulsa en la etiqueta de la primera (o última) fila (o
columna) y se arrastra hasta llegar a la etiqueta de la última (o primera) fila
(o columna).
Si ya está seleccionada una fila (o columna). se puede usar
la tecla junto con las teclas de navegación para ampliar la selección a varias
filas (o columnas).
• Toda la hoja
Hay que pulsar en el rectángulo que hay a 1a izquierda de
las etiquetas de columna y sobre las etiquetas de fila.
En el menú Editar se encuentra la opción Seleccionar todo.
IMPRESIÓN
Puede seleccionar exactamente lo que desee imprimir. Puede
seguir estos procedimientos:
Imprimir todas las hojas de cálculo de un libro
Haga clic en Imprimir en el menú Archivo.
1 En Imprimir,
haga clic en Todo el libro.
Imprimir una o más hojas de cálculo
1. Haga clic en las
hojas de cálculo que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir en
el menú Archivo.
2. Mantenga
presionada la tecla CTRL para seleccionar más de una hoja de cálculo.
2. En Imprimir,
haga clic en Hojas activas.
Imprimir parte de una hoja de cálculo
1. Seleccione los
datos que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir en el menú
Archivo.
2. En Imprimir,
haga clic en Selección.
Si planea imprimir sólo un área específica de una hoja de
cálculo con frecuencia, puede definir dicha área como área de impresión. De ese
modo, cada vez que imprima la hoja de cálculo, Excel
MANIPULACIÓN
Manejo de Excel
Introducir datos
Para introducir un dato numérico o textual en cada celda, se
hace clic en la celda y se escribe.
Introducir fórmulas
Algunas de las operaciones matemáticas que puede hacer son:
Suma = ..+..
División =.. /..
Elevar al cuadrado =..^2
Elevar a potencia n =..^n
Raíz = raíz (..)
Calcular valor absoluto = abs (..)
Calcular raíz n-esima=... ^(1/n)
Calcular logaritmos =LN(..)
Etc.
Para introducir una fórmula en una celda, se hace clic en
ella, se escribe el signo de igualdad (=) y, a continuación, la fórmula.
La mecánica es similar al procedimiento que utilizamos para
resolver problemas de estadística utilizando una calculadora. Es
importante disponer de manera clara y
ordenada los cálculos. Esto facilita su posterior uso e incluso la revisión de
los procedimientos si se detectan errores.
Como ya se ha indicado, una celda puede contener un número o
una fórmula.
Para crear una fórmula empezamos tecleando en una celda, por
ejemplo la C1, el símbolo “=”, y la operación que deseamos realizar. Puede ser
un simple cálculo matemático: =3+5, y nos da un resultado 8. Pero puede ser una
fórmula =A1+B1. Si en la celda A1 hay un 3 y en la B1 un 5, aparecerá el mismo
resultado 8, sin embargo ya no es un número, sino una fórmula. Esto tiene dos
implicaciones importantes:
1.- Si cambian los valores de las celdas A1 y B1, cambia el
resultado en C1 obteniendo la suma de los nuevos números.
2.- Cuando copiamos la celda C1 a otra celda, no copiamos el
valor, sino la fórmula.
En algunas ocasiones nos interesa que la referencia de una celda no se modifique
cuando se copie la fórmula que la contiene. Podemos indicarle en la fórmula que
mantenga fijo la fila, la columna o ambas. Para ello deberemos anteponer el
símbolo $ antes de la letra (columna), o antes del número (fila) o antes de las
dos (fila y columna, es decir celda) de la identificación de la celda.
Este tipo de referencias que se mantienen constantes al
copiar la fórmula se denominan referencias absolutas a celdas o celdas
absolutas.
Sumar un rango de valores con la auto suma (=suma(..), ó
símbolo Σ)
Con ello se puede calcular: Fi, fi, Ni, N, xini, Sxy, rxy,
etc que son estadísticos que utilizaremos en los siguientes temas.
Seleccionar:
a) Una celda: se
hace clic en ella.
b) Una fila: se
hace clic en el número de cabecera.
c) Varias filas
seguidas: se hace clic en la primera y se arrastra hasta la última (también se
puede hacer al revés).
d) Una columna: se
hace clic en la letra de la cabecera.
e) Varias columnas:
se hace clic en la primera y se arrastra hasta la última (también se puede
hacer al revés).
f) Un rango: se
hace clic en la celda de uno de los
vértices y se arrastra hasta la celda
de la esquina opuesta.
Insertar hojas:
Para insertar una hoja nueva, se elige en la barra de menús
Insertar /Hoja de cálculo
Mover hojas
Para mover una hoja, se selecciona en la parte inferior, en
la barra de hojas del libro, y se arrastra al lugar correspondiente.
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